Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen viele Entscheidungen getroffen werden und wir möchten, dass sie die richtigen sind.

Einer der entscheidenden Aspekte einer erfolgreichen Veranstaltung ist es, eine perfekte Event-Location zu haben.

Man kann denken, dass die Wahl eines Veranstaltungsortes eine leichte Aufgabe ist. Leider ist es nicht genau so. Es gibt viele Aspekte, die du auf deine Liste setzen solltest, um eine perfekte Event-Location für deine Veranstaltung auszuwählen.

Einige Punkte zu beachten sind wie folgt:

  • Terminverfügbarkeit
  • Raumfläche
  • Preis
  • Vertragsbedingungen
  • Menüoptionen
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Erfahrung des Veranstaltungsortes
  • Ausstattung

Ich möchte dir einige Tipps geben, wie du die richtige Entscheidung triffst und den Veranstaltungsort nach deinen Wünschen auswählst.

TIPP
Je früher, desto besser. Buch eine Event-Location für deine Veranstaltung ein paar Monate vor dem Datum des Events.

Schritt 1
Entfernung & Parken

Wenn du eine Firmenveranstaltung oder eine private Party organisierst, solltest du einen Kompromiss über die Entfernung von Wohnungen oder Arbeitsplätzen der meisten deiner Teilnehmer finden.

Du solltest auch die Parkplatzbedingungen, wie viel Verkehr es gibt und bei Bedarf den Transport berücksichtigen.

Es ist auch empfehlenswert, den Teilnehmern Hinweise zur Anfahrt zu geben. Du kannst dafür Google Maps oder eine der verfügbaren Apps nutzen.

Schrit 2
Möglichkeiten: Dienstleistungen, Sicherheit, Aktivitäten, Kapazität, Fläche

Was bietet die Event-Location an? Da gibt’s ein paar Fragen, auf welche du die Antworte haben solltest, bevor du die Suche nach einer Veranstaltung-Location anfängst.

Raumfläche und Kapazität
Wie groß ist die Event-Location? Wie viele Teilnehmer können maximal teilnehmen? Wenn du ein Event für 50 Teilnehmer organisierst, ist es besser einen Tagungsort nachzusuchen, der keine Raumfläche für 250 Teilnehmer anbietet.

Dienstleistungen & Sicherheit

Welche Dienstleistungen beinhaltet das Angebot der Event-Location?
Du solltest darauf beachten, genau zu wissen, was im Angebot inbegriffen ist. Brauchst du Catering-Service vor Ort? Prüfe, ob die Event-Location eine funktionierende, saubere und gut ausgestattete Küche hat. Es ist auch empfehlenswert einen Termin fürs Testessen zu vereinbaren. An welche weiteren Leistungen hättest du noch Interesse? Bereite eine Liste vor, auf der du alles auflistest.

Eine der wichtigsten Themen ist Sicherheit deiner Teilnehmer. Stelle dich sicher, dass die Event-Location Sicherheitsregel in Ordnung hat. Wenn notwendig, bereite auch eine Sicherheitsliste für deinen Teilnehmer. Außerdem solltest du auch herausfinden, ob die Event-Location barrierefrei ist. Das könnte ein entscheidendes Kriterium sein.

Aktivitäten

Jede Event-Location hat zusätzliche Aktivitäten im Angebot. Am meistens haben die Locations schon bekannte Agenturen, Artisten, mit denen sie zusammenarbeiten. Frage nach Empfehlungen oder Entertainmentvorschläge. Was hättest du vor? Welche Aktivitäten, Spiele, Shows wäre attraktiv für dich?

Schritt 3
Gestaltung & Ausstattung

Gestaltung der Event-Location

Ich bin mir ganz sicher, dass du deine Präferenzen hast, wenn es um Tischgestaltung geht. Vielleicht magst du auch einen bestimmten Einrichtungsstil. Was noch wichtig ist, ist die Dekoration der Location. Musst du dieses Thema selbst koordinieren oder gibt es eine verantwortliche Person, der du diese Aufgabe delegieren könntest?

Ausstattung

Wenn du eine Konferenz organisierst oder einfach eine Präsentation während des Events vorhast, solltest du vorab nachfragen, welche Möglichkeiten die Event-Location gibt. Haben sie einen Beamer? Funktionieren die Geräte mit der gewünschten Software. Wie ist die Akustik im Ort? Schreibe deine Anforderungen auf, sodass du über nichts vergisst.

Shritt 4
Suche

Da gibt’s viele Plattformen, die dir ermöglichen, nach einer perfekten Event-Location zu suchen. Du kannst einfach deine Kriterien eingeben und basieren auf den Ergebnissen, eine Liste mit deinen Favoriten machen. Du kannst damit deine Zeit sparen und nur ein paar Locations persönlich prüfen.

Brauchst du einen Event-Planner? Hier findest du kostenlose Vorlage:

Party-planner

party-planner-planung-vorlage-event-budget-checkliste-fuer-dein-event

Schritt 5
Budget

“Last, but not least”

Bevor du irgendwas anfängst, solltest du eine wichtige Entscheidung treffen – wie groß ist dein Budget? Wie große Kosten kannst du haben. Was sollte in dem Grundangebot beinhaltet werden? Was kannst du zusätzlich zahlen?

Bei der Wahl des Veranstaltungsortes deiner Veranstaltung gibt es viel zu beachten. Wenn du jedoch bei deiner Recherche die oben genannten Punkte berücksichtigst, findest du den perfekten Ort für deine Veranstaltung.

Hättest du Fragen oder brauchst du meine Unterstützung bei der Event-Location Auswahl? Sag mir Bescheid: hallo@delightevents.de

Du kannst auch auf der Kontaktseite schreiben.

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